Cómo responder a un correo de trabajo como un profesional

¿Te da amsiedad tu bandeja de entrada? Te explicamos cómo responder a un correo de trabajo como todo un pro.

El correo electrónico es una de las formas más usadas para comunicarnos en el trabajo. Pero muchas veces no sabemos cómo escribir y contestar los correos de trabajo, de forma que seamos respetuosos, pero eficientes y claros con las indicaciones que debemos dar.

En este post, te daremos algunos tips para que sepas cómo responder a un correo de trabajo, sin dejar de ser tú mismo ni de tener tu estilo. Así, podrás quedar bien, evitar líos y mejorar tus relaciones con tus colegas, clientes y jefes.

Antes de escribir o contestar

Antes de trabajar en cómo responder a un correo de trabajo, hay algunas cosas que tienes que pensar:

• El propósito del correo: ¿Qué quieres lograr con tu mensaje? ¿Informar, pedir, agradecer, confirmar, reclamar, disculparte, etc.? Define bien el objetivo de tu correo y escribe según eso.
• El destinatario del correo: ¿A quién le escribes o respondes? ¿Es tu jefe, un compañero, un cliente, un proveedor, etc.? Según la relación que tengas con el destinatario, el tono y el nivel de formalidad del correo pueden cambiar. También tienes que tener en cuenta si el correo es individual o colectivo, es decir, si va para una sola persona o para varias.
• La urgencia del correo: ¿Cuándo tienes que enviar o responder el correo? ¿Es algo urgente o puede esperar? Si el correo necesita una respuesta rápida, debes darle prioridad y contestar lo antes que puedas. Si el correo no es urgente, puedes tomarte tu tiempo para escribirlo y revisarlo con calma. De todas formas, no te demores mucho en responder, porque puede parecer que pasas o no te importa el que te escribió.

Al escribir o contestar

Ya que has definido el propósito, el destinatario y la urgencia del correo, es hora de escribir o contestar. Aquí te doy algunos tips para que tu mensaje sea claro, amable y profesional:

• El asunto del correo: El asunto es lo primero que el destinatario va a ver de tu correo, así que tiene que ser corto, exacto y relevante. Evita los asuntos vagos o confusos, como “Hola”, “Consulta” o “Importante”. Mejor usa palabras clave que resuman el contenido o la intención del correo, como “Informe de ventas”, “Solicitud de presupuesto” o “Confirmación de reunión”. Un truco de cómo responder a un correo de trabajo es que si el correo es una respuesta a otro, mantén el mismo asunto o ponle “RE:” al principio para indicar que es una continuación.
• El saludo del correo: El saludo es la forma de dirigirte al destinatario y de empezar con buen pie y respeto. Lo más recomendable es usar el nombre o el cargo de la persona a la que escribes, con un trato de cortesía, como “Estimado/a”, “Apreciado/a” o “Buenos días”. Si no sabes el nombre o el cargo del destinatario, puedes usar una fórmula general, como “Estimado/a señor/a” o “A quien corresponda”. Evita los saludos informales, como “Hola”, “Qué tal” o “Hola, soy yo”, a menos que tengas mucha confianza con el destinatario.
• El cuerpo del correo: El cuerpo es la parte más importante del correo, donde tienes que expresar el motivo y el mensaje de tu comunicación. Para que tu correo sea efectivo, debes seguir estas pautas:
  • Sé breve y conciso
  • Sé educado y cortés
  • Sé claro y preciso
• La despedida del correo: La despedida es la forma de cerrar el correo y de quedar bien con el destinatario. Lo más normal es usar una fórmula de cortesía, como “Atentamente”, “Cordialmente” o “Saludos”. También puedes poner una frase de agradecimiento o de deseo, como “Gracias por su atención”, “Espero su respuesta” o “Que tenga un buen día”. Al final, firma con tu nombre y tu cargo o función, y si quieres, con tus datos de contacto, como tu teléfono o tu correo electrónico.

Después de escribir o contestar

Antes de enviar o contestar el correo, hay algunos pasos que debes seguir para asegurarte de que tu mensaje está bien y es profesional:

• Revisa el correo: Lee el correo con atención y fíjate que no hay errores de ortografía, gramática o puntuación. También comprueba que el asunto, el saludo, el cuerpo y la despedida son adecuados y coherentes. Si tienes dudas, puedes usar un corrector ortográfico o gramatical, o pedirle a alguien que te ayude a revisar el correo.
• Adjunta los archivos: Si el correo necesita adjuntar algún archivo o enlace, asegúrate de que lo has hecho bien y de que el formato y el tamaño son los apropiados. También comprueba que el archivo o el enlace funciona y se abre bien. Si el archivo es muy pesado, puedes usar un servicio de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox, y enviar el enlace al destinatario.
• Elige los destinatarios: El último paso de cómo responder a un correo de trabajo es revisar que has escrito bien la dirección de correo electrónico del destinatario o de los destinatarios. Si el correo es colectivo, usa la opción de “CC” (copia carbón) o “CCO” (copia carbón oculta) según corresponda. La opción de “CC” permite que todos los destinatarios vean las direcciones de los demás, mientras que la opción de “CCO” las oculta.

¿Cómo responder a un correo agresivo?

Saber cómo responder a un correo de trabajo agresivo puede ser difícil, pero no imposible. Lo primero que debes hacer es mantener la calma y no dejarte llevar por la emoción. Recuerda que tú no eres el problema, sino la persona que te escribe. Por eso, no debes tomar sus palabras como algo personal, sino como una muestra de su falta de profesionalidad y de educación.

Lo segundo que debes hacer es analizar el contenido del correo y ver si hay algo de verdad o de valor en lo que te dice. A veces, detrás de un tono agresivo, puede haber una crítica constructiva o una sugerencia útil que puedes aprovechar para mejorar tu trabajo o tu relación con el remitente. En ese caso, debes reconocer tu error, si lo hubo, y agradecer el feedback, aunque no te guste la forma en que te lo dio.

Lo tercero que debes hacer es redactar tu respuesta con un tono amigable, pero firme. Esto significa que debes ser respetuoso y educado, pero también defender tu posición y tu trabajo, sin dejarte intimidar ni humillar. 

Para mostrar tu descontento con el tono agresivo del correo, sin caer en el mismo nivel, puedes usar frases como “No me parece apropiado ni profesional que me hables de esa forma” o “No tolero ni acepto que me insultes o me amenaces”. 

También puedes pedirle al remitente que modifique su actitud y que se disculpe, si lo consideras necesario. Por ejemplo, “Te pido que en el futuro te dirijas a mí con respeto y cortesía” o “Te pido que te disculpe por tus palabras ofensivas”.

¿Cómo responder un correo de confirmación de trabajo?

Un correo de confirmación de trabajo es un mensaje que se envía para agradecer la oportunidad de trabajar en una empresa y para confirmar que se acepta la oferta laboral. Si lo que te preocupa es cómo responder un correo de confirmación de trabajo, se deben seguir estos pasos:

• Saludar al remitente de forma cordial y profesional, usando su título y apellido o un saludo general si no se conoce su nombre.
• Agradecer la oportunidad de trabajar en la empresa y expresar el entusiasmo por el puesto.
• Confirmar que se acepta la oferta laboral y que se está de acuerdo con las condiciones y el salario.
• Indicar la fecha de inicio del trabajo y preguntar si se necesita algún documento o requisito previo.
• Despedirse de forma cortés y ofrecerse a resolver cualquier duda o consulta.
• Firmar el correo con el nombre completo y los datos de contacto.

Como has visto, aprender cómo responder a un correo de trabajo no es tan difícil si sigues estos tips. Recuerda que el correo electrónico es una herramienta de comunicación muy útil y poderosa, pero también puede ser una fuente de problemas o conflictos si no se usa bien.

Por eso, es importante que cuides tu forma de escribir y de contestar los correos de trabajo, ya que de eso depende tu imagen y tu reputación profesional. Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda y que puedas aplicar estos tips en tu día a día. 

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