Cómo organizar las facturas de tu empresa


Cuando adquieres un bien o servicio y necesitas acreditar o deducir el gasto, debes solicitar al vendedor un documento que cumpla con los requisitos “Fiscales”, determinados por el SAT: el llamado CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) o también conocido como factura.

Antes del año 2013 organizar facturas era sumamente engorroso y abrumador, los registros contables eran impresos y se acostumbraba hacer carpetas por cliente y tipo de factura. Gracias a la era digital esto quedó atrás, ahora puedes elegir un sistema de facturación que te ayude a emitir, almacenar y organizar tus facturas en la llamada nube, con acceso a ellas las 24 horas los 7 días de la semana desde cualquier lugar.

Por qué es importante organizar las facturas

La organización de las facturas, además de ser un requisito fiscal,  es una de las claves para asegurar el crecimiento de tu negocio, la idea principal es tener identificadas las facturas pagadas, por pagar, fechas de vencimiento, ventas, es decir, un seguimiento estricto por empresa o por cliente que te permitirá tomar mejores decisiones.

Tips para la organización de tus facturas

Es importante tener una plataforma o sistema de administración de facturas con la funcionalidad que te facilite la organización, disponibilidad, respaldo y algo muy importante, la validación de las facturas conforme a las reglas del SAT.

La organización requiere de un poco de tiempo, debes encontrar la forma que más se adapte a tu estilo de trabajo y volumen de facturación, puedes identificar y organizar cada factura al momento de emitirla o recibirla y si tu operación es alta, puedes designar a una persona para ello y bajo una agenda bien calendarizada.

Identificación y organización de los comprobantes por fechas y status de pago

La organización debe considerar los archivos XML del CFDI y el PDF que es la representación impresa del CFDI y que solemos reconocer como factura. Ambos archivos son importantes, el primero es un requisito fiscal y el segundo tiene un carácter comercial y legal.

¿Lo hago yo o lo hace mi contador?

La respuesta es: ambos lo pueden hacer. Existen plataformas de facturación que suelen ser confusas para una persona que nunca ha administrado sus facturas, sin embargo Corpfolder resulta sencilla para una persona que no tiene experiencia administrando sus facturas, el registro es rápido y puedas tener una mejor organización de tus facturas.

Organización de tus facturas en Corpfolder

Corpfolder es una plataforma de facturación lo suficientemente robusta para la administración de tus facturas, que, entre otras cosas, permite organizar por medio de etiquetas todos tus comprobantes tanto XML como PDF en la manera en que lo necesites, las 24 horas los 7 días de la semana.

Al recibir o cargar tus facturas, éstas son validadas de manera automática conforme a las disposiciones del SAT y las puedes almacenar hasta por 5 años.

La seguridad de tu información es muy importante y Corpfolder cuenta con un proceso de seguridad de acceso y protección de nivel bancario.

La plataforma es intuitiva y la emisión de tus facturas es sencilla y ágil, con opciones para registrar tus catálogos de productos y servicios.

Encuentra de manera rápida todos tus comprobantes gracias a la búsqueda de algún dato general de un CFDI,  aplicando los filtros de condiciones o de acuerdo a la manera en la que aplicaste las etiquetas de organización.

Corpfolder permite agregar usuarios adicionales a tu cuenta, (un usuario adicional gratuito) de manera que tu contador puede realizar su tarea desde un solo lugar y de manera colaborativa.

Lo importante al seleccionar un sistema de administración y emisión de facturas es que se mantenga actualizado de acuerdo a las disposiciones del SAT y que la plataforma de tu elección y cubra las necesidades de tu negocio.

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